Reklamacja. Jak przygotować dokumenty i paczkę dla kuriera?

Zamówiłeś tanie przesyłki kurierskie i jakość obsługi nie spełniła Twoich oczekiwań? Możesz złożyć reklamację. Wiele osób nie wie jednak, jak wygląda taka procedura, dlatego postanowiliśmy przygotować poradnik. Wyjaśniamy, kiedy możesz domagać się rekompensaty, jakich dokumentów potrzebujesz oraz jak przebiega weryfikacja złożonej skargi. Podpowiadamy również, jak przygotować paczkę do odesłania.

Problemy z zamówionym towarem – kiedy można złożyć reklamację?

Konkurencja na rynku sprawia, że firmy kurierskie przywiązują wagę do profesjonalnej obsługi. Umożliwiają śledzenie paczek za pośrednictwem strony internetowej i aplikacji, pozwalają na ich przekierowywanie czy zmianę terminu dostawy. Nadane rzeczy często przewożone są jednak setki kilometrów, segregowane w centrach logistycznych i przekładane na samochodzie. To sprawia, że czasami towar może ulec uszkodzeniu, ubytkowi czy nawet zaginięciu. W takich sytuacjach możesz złożyć reklamację.

Uszkodzenie lub zgubienie przesyłki, opóźnienia i inne nieprawidłowości

Dostarczenie zamówień w idealnym stanie stanowi podstawową wartość w branży kurierskiej. Przewoźnicy dbają, aby nadanie paczki oraz jej dostawa odbyły się wygodnie dla klienta. Czasami może jednak dojść do nieprawidłowości.

Najczęstsze z nich to:

• uszkodzenie lub ubytek – uszkodzenie występuje, gdy towar ma jakiekolwiek mankamenty, do których doszło na etapie dostawy; ubytek oznacza sytuację, gdy zawartość jest niekompletna,

• zagubienie – obecnie możliwe jest śledzenie paczek online, ale co zrobić, gdy statusy nie są aktualizowane? W tym przypadku możesz zgłosić reklamację, która uruchomi procedurę fizycznego poszukiwania,

• opóźnienia w dostawie – dotyczą doręczeń priorytetowych, które są dodatkowo płatne – gdy zadeklarowany termin zostanie przekroczony, możesz domagać się zwrotu opłat,

• nieprawidłowo wykonana usługa – chodzi m.in. o zwrot przesyłki bez szczegółowego wyjaśnienia przyczyn czy niedostarczenie dokumentów zwrotnych do nadawcy,

• naliczenie dopłaty – gdy operator doliczył dodatkowe koszty (np. za przekroczenie wymiarów czy niestandardową zawartość), z którymi się nie zgadzasz, możesz dochodzić swoich roszczeń.

Jakie dokumenty są potrzebne do złożenia reklamacji?

Musisz przygotować kompletną dokumentację, aby Twój wniosek nie został odrzucony z powodu braku załączników. Co powinno znaleźć się w reklamacji? Poszczególne firmy dostarczające tanie przesyłki kurierskie mają swoje własne procedury wynikające z wewnętrznych regulaminów.

W dokumencie najczęściej należy zawrzeć:

• datę,

• dane reklamującego,

• powód zażalenia i argumenty, które je potwierdzają,

• numer listu przewozowego,

• kwotę roszczenia,

• własnoręczny podpis.

Do skargi warto załączyć:

• oryginał listu przewozowego,

• zdjęcia dokumentujące uszkodzenie towaru oraz materiały ochronne zastosowane do jego zabezpieczenia na czas dostawy,

• dokumenty potwierdzające wartość strat (faktury za towar, potwierdzenie płatności z rachunku, zrzut ekranu z oferty zakupu na aukcji internetowej, dokument wskazujący wysokość marży itp.),

• formularz z danymi do wypłaty rekompensaty.

Jak przebiega procedura weryfikacji reklamacji?

Przewoźnik odpowiadający za nadanie paczki i jej dostarczenie przeanalizuje Twoje roszczenie oraz załączone dokumenty potwierdzające stratę. Często wysyłany jest pracownik, który dokonuje inspekcji i sporządza protokół szkody. Pokaż kurierowi zniszczone przedmioty oraz opakowanie. Poszczególne firmy kurierskie informują o zakończeniu postępowania i podjętej decyzji pisemnie w terminie podanym w swoim regulaminie (zwykle jest to 14 lub 30 dni).

W jaki sposób przygotować paczkę do odesłania?

Gdy chcesz zwrócić towar, który nie spełnia wymogów, jest niekompletny bądź uszkodzony, wybierz mocny karton z tektury warstwowej (najlepszy będzie polecany przez wybranego kuriera). Pamiętaj, aby zabezpieczyć zawartość za pomocą wypełniaczy (np. kulek styropianowych, folii bąbelkowej) oraz dokładnie zakleić pudełko taśmą pakową. Na tak przygotowaną paczkę, naklej wydrukowany list przewozowy.

Korzystaj z usług rzetelnych firm kurierskich!

Chcesz uniknąć konieczności składania reklamacji? Skorzystaj z pomocy sprawdzonych przewoźników cieszących się dobrymi opiniami na rynku. W naszym serwisie wybierzesz usługodawców obsługujących tanie przesyłki kurierskie i dokładnie wycenisz koszty realizacji dostawy. Masz wątpliwości? Zapraszamy do kontaktu – doradcy odpowiedzą na Twoje pytania i pomogą Ci dokonać najlepszego wyboru.